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“薩班斯歸檔與公正郵”功能詳解

時間:2019-09-17

球探比分即时足球比分007 www.riqga.com.cn 由于大部分開通薩班斯歸檔的企業也會同時開通公正郵,故本文將一并介紹這兩個功能的使用說明。對于只開通歸檔功能的企業用戶,可以忽略下文中關于公正郵功能的介紹。

(一)進入薩班斯歸檔和公正郵功能

功能入口位于管理后臺,登錄管理后臺,從“首頁—應用中心—薩班斯歸檔”路徑即可進入歸檔和公正郵功能。需要對訪問者身份進行驗證,短信驗證碼將發送到復核人手機,驗證通過后即可進入。進入時的身份驗證界面,如下圖所示。image

(二)查看歸檔空間信息

點擊歸檔功能下的“歸檔空間信息”菜單,可以查看歸檔空間的使用情況。如下圖所示,包含信息如下:image
區域①展示歸檔功能相關信息:
    a.可開通的郵箱數量,即企業購買的可開通歸檔功能的郵箱總數;
    b.已開通的郵箱數量,即已經開通歸檔功能的郵箱總數;
    c.歸檔郵件數量,即已經歸檔的郵件總數;
區域②展示公正郵功能相關信息,如未開通公正郵功能,則不會顯示此區域:
    a.已開通的郵箱數量:即企業購買的可開啟公正郵功能的郵箱總數;
    b.已申請的郵件數量,即企業已申請公證取證的郵件總數;
    c.組織實名認證信息,首次登錄需要進行企業信息登記,登記信息認證通過后,則如上圖所示。企業只有認證通過后,才可申請公證取證;
區域③展示歸檔功能和公正郵功能的有效期:    a.功能有效期,若只開通歸檔功能,則只表示歸檔功能的有效期。若同時開通歸檔功能和公正郵功能,則表示歸檔功能和公正郵功能都可以正常使用的有效期;
    b.功能開通狀態,有“體驗試用”、“試用過期”、“正式開通”、“已過期”四個狀態。在“體驗試用”和“試用過期”狀態時,可以申請正式開通服務。在“正式開通”和“已過期”狀態時,可以申請服務續期;

(三)管理歸檔郵箱

點擊歸檔功能下的“管理歸檔郵箱”菜單,可以查看、增加、刪除歸檔郵箱。操作界面,如下圖所示。image
1、添加歸檔郵箱
點擊“添加歸檔郵箱”按鈕,選擇需要添加的具體郵箱,點擊“確定”,即可添加成功。操作界面,如下圖所示。image可以選擇只歸檔部分重要的郵箱,在添加之日起,郵箱收到的郵件才會被歸檔。
2、刪除歸檔郵箱
勾選需要刪除的歸檔郵箱,點擊“刪除歸檔郵箱”按鈕,并二次確認刪除,即可刪除成功。您也可以直接點擊郵箱列表后面的“刪除”按鈕,快速刪除某個歸檔郵箱。刪除郵箱后,被刪除郵箱此后所收到的郵件均不再被歸檔。但刪除前已經歸檔的郵件不受影響。
3、查看歸檔郵箱
每條歸檔郵箱記錄展示:姓名、郵箱地址、加入歸檔時間、是否開啟公正郵??梢醞ü緱嬗疑轄塹摹八閹鞴丶省笨燜儼檎夜櫚滌氏?。點擊每條歸檔郵箱記錄后面的“查詢”按鈕,可以查詢該郵箱收發的歸檔郵件,“查詢歸檔郵件”的說明見后文。

(四)查詢歸檔郵件

1、查詢歸檔郵件
首先,點擊歸檔功能下的“查詢歸檔郵件”菜單,即可進入“查詢歸檔郵件”功能;查詢歸檔郵件操作界面,如下圖所示:image
然后,錄入查詢條件,快速查詢歸檔郵件。查詢條件包括:域名、郵箱、關鍵字、郵件來源、查詢范圍、開始時間、結束時間、公正狀態。關于查詢條件,需說明:
    a.郵件來源,是根據郵件的產生方式分類的,目前有:收發郵件、搬家郵件、imap同步郵件、草稿郵件、定時郵件這五類郵件來源;
    b.查詢范圍,是指關鍵詞的查詢范圍,例如,查詢范圍為“主題+發件人+郵件”,則當郵件主題、發件人和郵件附件中包含關鍵詞,則該郵件就會被查詢出來。目前支持“不限”、“主題+發件人+附件”、“主題”、“發件人”、“主提+發件人”五類查詢范圍;
    c.保全、已保全、已申請?!拔幢H敝腹櫚滌始創嬤?,不會保存至電子郵件保全系統,不能申辦公證?!耙馴H敝腹櫚滌始汛嬤?,已保存至電子郵件保全系統,可以申辦公證?!耙焉昵搿敝復嬤び始焉臧旃?;
最后,查看歸檔郵件正文。點擊“歸檔郵件列表”后面的查看,即可查看郵件正文內容。

2、導出歸檔郵件
您可以勾選需要導出的歸檔郵件,點擊“導出所選郵件”按鈕,即可導出eml格式的文件。
3、申辦公正
您可以勾選需要公正的的歸檔郵件(所選郵件需要是“已保全”狀態),點擊“申辦公正”按鈕,然后跳轉至電子郵件存證系統,選擇公證處即可完成公證申辦。

(五)歸檔系統日志

“歸檔系統日志”記錄歸檔系統的一系列操作,包括登錄、設置歸檔模式、查詢/導出歸檔郵件等操作,日志不允許被更改或刪除。操作界面,如下圖所示。image

(六)特別說明

1、使用狀態下說明
    a. 歸檔郵箱即使從組織架構中被徹底刪除,已歸檔的郵件和已保全的郵件不受影響;
    b. 若郵箱已設置自動轉發功能,則自動轉發且不在本郵箱保留備份的郵件將不會被歸檔,也不會被保全。
2、歸檔和公正郵到期及續費說明
對于歸檔和公正郵功能都開通的企業,由于公正郵功能是附贈功能,故兩個功能將會同時到期,則下文會一并介紹到期說明。對于只開通歸檔功能的企業,則只需關注歸檔到期后的說明部分。說明如下:
    a.若郵箱使用已到期,則歸檔和公正郵服務也會一同截止;
    b. 歸檔和公正郵服務到期后,服務將會自動關閉,但已歸檔郵件和已保全郵件仍會在系統里保留60天;
    c.若企業在歸檔和公正郵到期后申請臨時開通功能,則可以查閱和導出歸檔郵件。申請臨時開通需在歸檔到期后30 天內簽署《關于查詢和導出已歸檔郵件的申請書》;
    d.若企業在歸檔和公正郵到期后的60 天內續費,網易企業郵箱不會刪除已歸檔和已保全的郵件及歸檔郵箱,續費成功后,可以延續到期前的狀態繼續使用;
    e.若企業在歸檔和公正郵到期60 天后續費,到期前的已歸檔和已保存郵件及歸檔郵箱已被刪除,則續費成功后,歸檔恢復到新開通的狀態,需重新創建歸檔郵箱和開啟公正郵郵箱。

郵件需要先完成薩班斯歸檔,才能對其做公正郵的存證保全操作。因此,您需要在開通薩班斯歸檔服務的基礎上,才能使用公正郵服務。
    進入企業購買并開通歸檔功能后,即可免費開通公正郵功能(不再收取公正郵服務費用)。另外,企業還需提供以下材料:
    1. 企業已簽署的《公正郵服務購買協議》;
    2.《關于指定、變更公正郵服務驗證碼接收手機號碼的申請書》

最低僅需 0.39元/天/人,即可享受專業、放心的企業郵箱服務

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